یادمه دوران کودکی و نوجوانی ، دورانی که برای ارتباط با دوست یا اقوام با نامه مکاتبه میکردیم و حتی نوشتن نامه چقدر مهم بود و چقدر آن زمان خیلی ها علاقمند به جمع کردن تمبرها بودند همین باعث شده بود که نوشتن و مکاتبه کردن با دیگران خیلی بهتر از امروز باشه یادمه دوران مدرسه حتی چقدر به دوستانمان نامه مینوشتیم برای صحبت کردن هامون یا وقتی که قهر بودیم و به وسیله نوشتن نامه با هم حرف میزدیم و حرف دلمان را میگفتیم اما با آمدن تلفن نوشتن نامه بین افراد کم رنگ شد و جای خودش را به ارتباط کلامی داد و نوشتن نامه محدود به نامه های رسمی و اداری شد اما الان در حال حاضر که همه چی با تکنولوژی پیش میره و حتی ارتباطات اداری هم به صورت اینترنتی شده نوشتن نامه ها هم به صورت اینترنتی و از طریق ایمیل برای اداره ها و حتی افراد ارسال میشود با وجود از بین رفتن نوشتن بر روی کاغذ خود نوشتن از بین نرفته و فقط شیوه ارسال و ارایه آن تغییر کرده و برای نوشتن نامه چه رسمی و غیر رسمی که از طریق اینترنتی انجام میشود هم اصول و چارچوبی برای خودش دارد مخصوصا که قرار باشد این نامه به انگلیسی و ارسال آن به یک فرد در کشور دیگر یا انگلیسی زبان باشد. در اینجا سعی شده با توجه به کتاب اصول نامه نگاری در انگلیسی که منبع اصلی تدریس برای نامه نگاری در دانشگاه ها و موسسات و افراد در این حوزه است مطالب را به زبان ساده بیان کنم و چند نمونه از نوشتن نامه ارایه کنم

نوشتن نامه به دو صورت اجتماعی و تجاری است که خود این دو مورد موارد دیگه ای را در بر میگیرند.

نامه های اجتماعی

شامل : نامه های اجتماعی برای مناسبت های مختلف مثل دعوت های غیر رسمی و دوستانه که در حال حاضر بیشتر دعوت ها غیررسمی و تلفنی انجام می شود اما با این حال گاهی اوقات افراد ترجیح می دهند که این دعوت ها به صورت نوشته و فرستادن نامه و ایمیل انجام شود ، نامه های کاری و امور شخصی، نامه هایی که شامل ایمیل، اس ام اس و فکس هستند که خود اینها با توجه به هدف نامه شما و خواننده نامه به دو نوع خیلی رسمی و غیر رسمی تقسیم کرد اما با تمام اینها تمام نامه های اجتماعی چه رسمی و غیر رسمی بخش هایی که در زیر خواهم گفت را دارا هستند.

۱)سرنامه ( تاریخ و نشانی نویسنده                                                                                                                                                                                                                  heading  
۲) سر برگ شخصی                                                                                                                                                                                                               personalized letterhead    
۳) آدرس داخل نامه ( برای نامه های رسمی تر)
                                                                                                                                                                                                                    (inside address ( for more formal letters
۴) سلام نامه                                                                                                                                                                                                                                                 Salutation
۵) متن نامه                                                                                                                                                                                                                                                            Body
۶) عرض ادب و احترام                                                                                                                                                                                                                   Complimentary close
۷) امضاء                                                                                                                                                                                                                                                 Signature block
۸) یادداشت الحاقی ( p.s )
                                                                                                                                                                                                                                                             ( postscript ( p.s 

این ۸ مورد مواردی است که برای نوشتن یک نامه که میتواند دعوت از یک دوست باشد و یا برای نامه رسمی تر از درخواست از استاد و افراد رسمی تر باید رعایت شود و گاهی بعضی از این ها در نامه های غیر رسمی انجام نمی شود و هر کدام از این موارد نکاتی در داخل خودشان دارند که با انجام تمرین و نوشتن نامه های متفاوت این موارد را در قالب نامه ها خواهم گفت.

تمرین ۱:
نامه تبریک ساده و مختصر به یک دوست بابت تبریک ازدواج

خیابان شریعت، پلاک ۸۴                                                                     ,heading ( the writer’s address and date )                    ۱٫ ۸۴ Shariat St
  صندوق پستی ۱۲۳۶                                                                           ,P.O. box 1236                                سرنامه ( تاریخ و نشانی نویسنده )
تهران ، ایران                                                                                   ,Tehran, Iran                                                                              
هفدهم می                                                                                       .۱۷ may 20                                                                              

نکته ۱: ۱٫نوشتن این قسمت از نامه به نام سرنامه بیشتر در نامه های تجاری انجام میشود اما نوشتن این قسمت در نامه های اجتماعی رسمی بهتر است که انجام شود . ۲٫ سرنامه شامل نشانی نویسنده و تاریخ نامه است. ۳٫ این قسمت در بیشتر اوقات بالای نامه گوشه سمت راست نوشته می شود اما زمانی که نامه بدون آدرس داخل نامه باشد افراد این قسمت را در گوشه سمت چپ می نویسند. ۴٫ در این قسمت نام نویسنده نوشته نمی شود. ۵٫ در پایان هر خط یک ویر گول و انتهای خط پایانی نقطه قرار میگیرد. ۶٫ در نامه های غیر رسمی سرنامه فقط شامل تاریخ است و آدرس فرستنده نوشته نمی شود و در این شرایط تاریخ در سمت چپ بالا نوشته می شود.

مانند:                                                                                                                                                                                                                                                .June 23, 20

  ساندرا بی ولیهلم                                               personalized letterhead                        Sandra B. Wilhelm
جاده بریج واتر ۴۷                                              ۴۷brigewater road                                    سر برگ شخصی
اکس مور اس تی ۲۱۵۷۴                                         Ox moor, st 21574                                                          

نکته ۲: این قسمت از نامه که سر برگ شخصی نام دارد مثل قسمت سرنامه بیشتر در مکاتبات کاری انجام می شود. در این قسمت شامل حروف اول نام و نام خانوادگی یا نام و نام خانوادگی کامل و نشانی است که می توان در قالب سر برگ در بالای صفحه تایپ کرد که با نوشتن این قسمت دیگه احتیاج به نوشتن سرنامه نیست و فقط تاریخ واجب است و این قسمت بیشتر در نامه های رسمی تر استفاده می شود.

دکتر سیمین جهانی                                                 inside address                                                              Dr. Simin Janani
مدیر گروه زبان انگلیسی                           Head of English department                                     نشانی داخل نامه ( دریافت کننده)
دانشگاه الزهرا                                                     AL Zahra university                                                                                  
صندوق پستی ۱۲۳۴- ۶۵۴۳                                   P.O. Box 1234-6543                                                                                  
تهران ، ایران                                                                 Tehran, Iran                                                                                  

نکته ۳: نشانی گیرنده به عنوان نشانی داخل نامه بیشتر در نامه های رسمی در بالا گوشه چپ نامه نوشته می شود و شامل نام گیرنده، عنوان در صورت وجود یا کدام بخش و قسمت شرکت یا سازمان ارسال می شود و آدرس پستی گیرنده

مری عزیز،                       ,salutation                                                         Dear Mary
Or                                                             سلام نامه  
دکتر عبداله عزیز:            :Dear dr. Abdullah                                                                    

نکته ۴: ۱٫ این قسمت دو خط پایین تر از نشانی داخل نامه باید نوشته شود البته در صورت وجود داشتن نشانی داخل نامه ،در نامه های غیر رسمی بعد از سلام نامه ویر گول و در نامه های رسمی دو نقطه استفاده می شود اما ترجیحا علامت دو نقطه بیشتر کاربرد دارد. این قسمت به عنوان نوعی احوالپرسی با مخاطب است که در نامه ها و ایمیل های غیر رسمی می توان با hi , hello شروع کرد.
۲٫ استفاده از سلام نامه مناسب خیلی مهم است چون علاوه بر نشان دادن ادب باعث می شود که گیرنده نامه ما را جدی بگیرد. در زیر به چند نمونه سلام نامه دقت کنید.

 آقایان عزیز: خطاب به یک شرکت                                                                                                                                                                                                                      :Dear Sirs
 آقای عزیز: خطاب به آقایی که اسم او را نمی دانید.                                                                                                                                                                                          :Dear Sir
 سرکار خانم عزیز: خطاب به خانمی که اسم او را نمی دانید                                                                                                                                                                      :Dear Madam
آقای جونز عزیز: خطاب به یک آقا.                                                                                                                                                                                                            :Dear Mr. Jones
خانم جونز عزیز: خطاب به خانم متاهل                                                                                                                                                                                                  :Dear Mrs. Jones
خانم جونز عزیز: خطاب به خانمی که ازدواج نکرده                                                                                                                                                                               :Dear Miss. Jones
خانم جونز عزیز: خطاب به خانمی که نمیدانیم متاهل یا مجرد است                                                                                                                                                        : Dear Ms Jones
جان عزیز، خطاب به دوست و کسی که کاملا او را میشناسید                                                                                                                                                                         ,Dear Jone

۳٫ برای نوشتن این کلمات Mr., Mrs., MS, Miss می توانید بعد از این ها نقطه یا بدون نقطه استفاده کنید
۴٫ دقت کنید هرگز ننویسد پسرعمه یا دختر عمه، هرگز اسم کوچک فرد را با مخفف Mr., Mrs.,…. و بقیه موارد استفاده نکنید، هرگز اسم و فامیل را به کار نبرید بلکه فقط نام خانوادگی را  با این مخفف ها استفاده کنید.

هرگز اینطور ننویسد:
پسر عمه رضای عزیز:                                                                                                                                                                                                                         Dear cousin Reza
آقای جان عزیز:                                                                                                                                                                                                                                           Dear Mr. Joh
آقای جان اسمیت عزیز:                                                                                                                                                                                                                 Dear Mr. John Smith

مثال های صحیح :

مریم عزیز                                                                                                                                                                                                                                                   ,Dear Maryam
پروفسور جونز عزیز                                                                                                                                                                                                                      , Dear Professor Jones
عمو جمشید عزیز                                                                                                                                                                                                                             ,Dear uncle Jamshid
عمه فرزانه عزیز                                                                                                                                                                                                                              ,Dear aunt Farzaneh
دکتر حمیدی عزیز                                                                                                                                                                                                                                   ,Dear dr. Hamidi